O presente catálogo eletrônico resulta da migração e remodelagem (via planilha eletrônica) de dados obtidos nos catálogos eletrônicos editados pelo Arquivo Histórico Ultramarino (AHU) e disponíveis online. O procedimento procurou preservar os dados conforme o original, modificando-os apenas em casos de adaptação para normas técnicas brasileiras ou de correção de informações identificadas como omitidas ou equivocadas no próprio original. No caso de adaptação para normas brasileiras, merece destaque o caso do campo "data", convertido de regras portuguesas para NBR (ABNT). Já A correções incluem a normalização de códigos de identificação conforme os próprios padrões adotados originalmente quando estes não foram observadOs. Correções e acréscimos incluem, também, entradas de data, local e números de identificação, além de entradas de espécie documental (apenas nos casos em que foi indicada no início dos verbetes, e em se tratando de erros de digitação). Alterações foram introduzidas também nos campos de anexos e observações, onde se procurou preservar a lógica de disposição de informações sempre que esta lógica parecesse não ter sido observada -- o que foi feito visando à facilitar a pesquisa. A indexação por gênero e espécie documental tomou por base um vocabulário controlado composto a partir das entradas por espécie incluidas na abertura dos verbetes, tendo a indexação sido efetuava por processo automatizado (via script, em VBA). Outras espécies documentais constam do próprio corpo do resumo (nem sempre indexadas, inclusive em função de erros de digitação). Outras referências a espécies documentais pode ser encontradas também no campo "anexos" (não indexado, mas acessível por meio de busca livre). Modificações introduzidas no original, sempre que consideradas relevantes (sobretudo no caso de correção de códigos de identificação), encontram-se informadas em nota. Arquivos eletrônicos anexados aos registros foram, em grande parte, processados de modo automatizado (via scripts, em Bash).